1. Définir des objectifs
Il est indispensable de savoir pourquoi vous souhaitez organiser ce séminaire, que souhaitez vous en tirer par la suite.
2. Donner un thème et un format à l’événement
L’idée étant de donner le ton et un fil rouge à l’événement . Afin de projeter le public, il est intéressant de donner un nom. Également définir la durée de l’événement : week-end, semaine.
3. Définir un budget
Cela vous fera gagner du temps afin de recevoir des propositions d’événements adaptés à votre budget.
4. Choisir une date
Du choix judicieux de la date dépendra la présence d’un maximum d’invités.
5. Choisir le lieu
Il est important de visiter le lieu en amont de votre séminaire permettant de déterminer s’il correspond à votre nombre d’invités, à la facilité d’accès et s’il inscrit dans le format et le thème choisi.
6. Le retroplanning
Il permet de respecter les étapes de l’organisation au jour le jour. Également, un rétroplanning détaillé et bien construit réduit considérablement les aléas.
7. Réaliser le planning de l’événement pour les participants
La journée doit être organisée avec soin, selon un planning précis qui sera communiqué à tous les invités.
8. Communiquer en amont sur l’événement
La communication sur l’événement est une étape importante. En fonction de votre cible vous devez déterminer comment les convier à votre événement. Mail, google form, invitation papier… La relance planifiée est un facteur clé de succès de votre événement.
9. Anticiper, anticiper, anticiper
La veille de l’événement, une visite sur les lieux est indispensable pour évaluer les risques potentiels: test électricité, lumière… Recontacter les différents intervenants pour faciliter le déroulement.
10. Communiquer après l’événement
Il est important de tirer des leçons de chacun des événements avec la mise en place d’un questionnaire de satisfaction. Envoyer aux participants un mot de remerciement et un compte rendu de la journée, si possible avec des photos prises au cours du séminaire.